PDF es un formato de documento amplio; PDF/A es una familia de perfiles estandarizados por ISO diseñados para la preservación a largo plazo. PDF/A restringe funciones que dependen de recursos externos o de un comportamiento impredecible.
La conversión por sí sola no crea un programa de archivo. Las organizaciones aún necesitan reglas de retención, validación, metadatos, almacenamiento, comprobaciones de integridad y planificación de migración.
Elija PDF/A para un flujo de preservación definido, valide el perfil requerido y mantenga el registro más allá del archivo en sí.
Comprenda el propósito
Use PDF ordinario para el intercambio general y PDF/A cuando un requisito o política de preservación solicite una representación archivística estandarizada.
Conozca las restricciones
PDF/A normalmente requiere fuentes incrustadas, información de color definida y restricciones sobre el cifrado y el contenido activo.
Elija un perfil
Las diferentes partes de PDF/A admiten distintas funciones y niveles de conformidad. Siga la especificación del archivo receptor.
Preserve el contexto
Almacene la procedencia, las fechas, identificadores, derechos y relaciones fuera del archivo o junto al archivo, según se requiera.
Preguntas frecuentes
¿Todo PDF también es PDF/A?+
No. Un PDF normal puede usar funciones prohibidas o restringidas por PDF/A.
¿PDF/A garantiza la legibilidad permanente?+
No. Ningún formato puede garantizar la permanencia. Mejora la autosuficiencia y la estandarización, pero aún necesita un almacenamiento gestionado.
¿Se puede proteger con contraseña PDF/A?+
El cifrado entra en conflicto con los requisitos comunes de preservación de PDF/A.
Consejos prácticos, explicados con claridad.
Elija PDF/A para un flujo de preservación definido, valide el perfil requerido y mantenga el registro más allá del archivo en sí.
